Voidakseen tuottaa palveluita ja tuotteita, yritys tarvitsee erilaisia hankintoja – joko suoria tai epäsuoria. Hankinnasta riippuen prosessit poikkeavat toisistaan yllättävän paljon. Voiko epäsuorissa hankinnoissa päästä samaan tehokkuuteen kuin suorissa hankinnoissa vai päteekö niihin eri lainalaisuudet?
Toimialasta riippumatta yritys tekee ydinliiketoimintansa pyörittämistä varten suoria hankintoja. Sen lisäksi tarvitaan lukuisia epäsuoria hankintoja, jotka tukevat bisneksen ydintä. Kuinka nämä eri hankintatoimet sitten eroavat toisistaan ja miksi?
Suoria hankintoja ovat yrityksen toiminnan tuottamiseen tarvittavat tuotteet, kuten raaka-aineet ja komponentit. Palvelutoimialoilla asiakaspalveluun liittyvät hankinnat voidaan luokitella suoriksi hankinnoiksi. Epäsuoria hankintoja ovat jäljellä jäävät eli muut paitsi tuotannolliset hankinnat: toimistotarvikkeet ja varaosat sekä erilaiset liiketoimintaan liittyvät tukipalvelut, kuten markkinointi-, matkustus-, IT- ja konsultointipalvelut.
Suorat hankinnat tehdään yrityksissä yleensä keskitetysti, volyymit ovat suuria, hankinnat ovat budjetoituja ja kilpailutettuja ja toimittajat pitkäaikaisia kumppaneita. Epäsuorat hankinnat tehdään sen sijaan usein osasto- tai jopa yksilötasolla, tarpeet ovat vaihtelevia ja toimittajia on lukuisia.
Pienistä puroista kasvaa iso virta
Epäsuoria hankintoja kuvaa hyvin hajautuneisuus. Hankintojen luonne ja tarvelähtöisyys sekä toimittajien määrä tekevät suunnitelmallisuudesta haasteellista, eikä kokonaisuuden hallinta ole suorien hankintojen tapaan koordinoitua.
Epäsuorien hankintojen osuus kaikista hankinnoista, keskimäärin noin 40 prosenttia, kertoo kuitenkin, että kyse ei ole pikkurahoista. Toisella kaavalla voidaan puhua, että epäsuorien kustannusten osuus yrityksen liikevaihdosta on 10–12 prosenttia. Epäsuorien hankintojen taloudellinen merkitys on siis suuri eikä ajatukseen lillukanvarsista kannata liikaa tuudittautua: pienistä puroista kasvaa iso virta. Myös poikkeustilanteet, kuten koronapandemiasta johtunut etätyöpak(k)o, on eittämättä aiheuttanut muutoksia epäsuoriin hankintoihin, mutta onko niihin kiinnitetty riittävästi huomiota vai ovatko hankinnat jatkuneet automaattisesti ilman tarvepäivitystä?
Jos epäsuoria hankintoja ajatellaan säästökohteena, on hyvä lähteä purkamaan vyyhtiä todellisista tarpeista ja miettiä samalla, voitaisiinko esimerkiksi osastojen ja toimintojen välillä tehdä koordinoituja hankintoja. Hankintojen suunnitelmallisuus yritystasolla auttaa löytämään sudenkuoppia ja usein myös hankintojen päällekkäisyyksiä. Pikavoitot ja osaoptimointi eivät pitkällä tähtäimellä tuo hyötyjä etenkin, jos hankinta jää vain pienen porukan tietoisuuden tasolle. Sisäiset vastuut ja pelisäännöt tuovat ymmärrystä hankintojen määrästä ja laadusta ja sitä kautta myös säästöjä.
Hankintojen keskittäminen tuo siis volyymietuja, mutta myös suuremman asiakkuuden mukanaan tuomia hyötyjä, niin taloudellisia kuin toiminnallisia. Säästönäkökulmasta asetelma tuo hartiavoimia kilpailutustilanteisiin.
Euro- ja yksikkömäärä ei kuitenkaan aina kerro koko totuutta hankinnan merkityksellisyydestä. Hyvä kumppanuussuhde voi olla paljon arvokkaampi kuin sen säästöissä mitattu arvo. Säästöt ei ole siis ainoa mittari, mutta ehdottomasti yksi niistä.
Ole yhteydessä, niin me selvitämme, millaisia säästöjä teidän yrityksessänne on saavutettavissa. Asiantuntijamme auttavat löytämään tarpeisiinne parhaiten vastaavat toimittajakumppanit kilpailukykyiseen hintaan sekä tunnistavat säästömahdollisuudet erilaisissa epäsuorissa liiketoiminnan kustannuksissa.