Cost Savings Today: Miten määrittelisit matkakulut (alaryhmät, pääalueet jne.)?
Alfredo Longo: Matkakulut ovat tärkeä kuluryhmä yrityksille, ja ne jakautuvat useisiin alaryhmiin: lento- ja junaliput, hotellit, vuokra-autot ja matkatoimistot. Reilummin rahaa käyttävissä yrityksissä kyseeseen voivat tulla myös tapahtumien ja limusiinipalveluiden kulut. Yleensä ei huomioida ravintola-, taksi-, tietulli- ja pysäköintimaksuja tai muita pieniä matkakuluja. Kun matkakulut liittyvät hoitamaamme projektiin, tutkimme myös yrityksen matkustamista koskevat käytännöt. Niiden osalta meidän panoksellamme on ratkaiseva merkitys: pyrkimyksemme ei ole alentaa palvelun tasoa, vaan saada matkakulujen hallinta kuntoon.
CST: Mikä merkitys tällä kuluryhmällä on yrityksille ja organisaatioille?
AL: GBTA:n (Global Business Travel Association) julkaiseman maailmanlaajuisen vuosiraportin ja ennusteen mukaan liikematkamenot ovat nousseet viime vuosien aikana koko maailmassa, erityisesti Kiinassa. Myös Amerikassa ja Euroopassa suuntaus on kasvava mutta tahti hitaampi. Syinä ovat ulkomaisten investointien lisääntyminen ja uusien halvemman työvoiman markkinoiden avautuminen.
Italiassa tämä kuluryhmä on ollut hyvin tärkeä, liikevaihdolla mitattuna ykkönen kahtena viime vuonna. Tämä johtuu kahdesta suuresta asiakkaasta, joilla oli suuret budjetit ja jotka saavuttivat arvioitua suuremmat säästöt. Yleisesti ottaen olemme löytäneet lähes aina säästöjä vähintään 20 %.
CST: Kuinka suuria tämän kuluryhmän menot ovat yleensä pienissä ja keskisuurissa yrityksissä?
AL: Säästöjä kannattaa lähteä etsimään yleensä minimissään 150 000 euron budjetista, mutta se riippuu myös budjetin jakautumisesta. Jos yrityksellä on pääasiassa mannertenvälisiä lentoja, budjetti voi olla pienempikin. Jos yrityksellä on puolestaan enimmäkseen maan sisäisiä lentoja, silloin tilanne on päinvastainen.
CST: Mitkä ovat suurimmat ongelmat, ja miksi talon omat hankinta- tai osastopäälliköt eivät pysty ratkaisemaan niitä?
AL: Yrityksen käyttämä matkojen varaustapa on tärkeä. Suosimme analyysejä, jos käytössä on matkatoimisto, joka pystyy toimittamaan yksityiskohtaisia tietoja. Jos varaukset tehdään suoraan, analyysin teko on hankalampaa.
Yrityksillä voi olla tiukkoja sisäisiä menettelyohjeita, jotka vaativat työntekijöitä matkustamaan economy-luokassa ja suosimaan halpalentoyhtiöitä tai rajaavat hotelliyöpymisten kustannuksia. Alalla on myös uusia toimijoita, kuten Airbnb ja Uber, joita saatetaan käyttää tai olla käyttämättä liikematkoissa.
CST: Kuka yrityksissä yleensä vastaa matkakulujen hallinnasta?
AL: Yleensä nämä kulut ovat henkilöstöosaston vastuulla, sillä se hoitaa matka-asioita. Pienemmissä organisaatioissa ei ole varsinaista matkakuluvastaavaa, vaan kulut ovat suoraan talousosaston alla. Jos yrityksessä on erityinen matkavaraaja (esim. varaukset hoitava sihteeri), hän työskentelee yleensä suoraan toimitusjohtajan tai yrityksen omistajan alaisuudessa. Yritykset saattavat myös ulkoistaa kaikki liikematkojen varaukset yhdelle tai useammalle matkatoimistolle. Yksi vaihtoehto on sekajärjestelmä, jolloin yritys käyttää matkatoimistoja tietyntyyppisissä matkoissa (esim. lennoissa) ja varaa muuntyyppiset matkat itse.
CST: Mistä ja miten potentiaalisia säästöjä löytyy?
AL: Jos varaukset hoidetaan viime tingassa, yritys maksaa todennäköisesti kalliimman hinnan ja economy-luokan paikkoja ei ole enää saatavana. Näin käy usein junalippujen kohdalla mutta myös lentolippujen kanssa, erityisesti mannertenvälisissä lennoissa.
Toinen huomioitava seikka on se, että halpalennot saattavat viedä matkustajan kaukaisille lentokentille, jolloin tulee lisäkuluja kohteeseen siirtymisestä. Tällöin voi olla kannattavampaa maksaa enemmän lennosta ja laskeutua lähemmäs lopullista määränpäätä. Säästöjä löytyy yleensä mannertenvälisistä lennoista sekä sopimuksista lento- ja rautatieyhtiöiden, autovuokraamoiden ja hotellien kanssa. Myös neuvottelut matkatoimistojen kanssa ovat tärkeitä, samoin yrityksen matkustuskäytäntöjen tarkastaminen ja varaustavan yhtenäistäminen.
CST: Millainen on ennuste vuodelle 2017?
AL: GBTA:n raportin mukaan geopoliittiset ja taloudelliset epävarmuustekijät (mm. rahamarkkinat, kasvavat markkinat, poliittiset riskit ja Brexit) pakottavat matkakuluista vastaavia olemaan joustavampia ja sopeutuvaisempia. Niin matkavaraajien kuin matkustajien täytyy tehdä ennakkosuunnitelmia ja huomioida epävarmuustekijät.
Alfredo Longolla on runsaasti kokemusta myynnin ja markkinoinnin strategisen suunnittelun ja johtamisen kontrolloinnista kansainvälisissä nopeasti kiertävien kulutustuotteiden parissa toimivissa yrityksissä, kuten Caffè Kimbo ja Johnson & Johnson. Hän toimi 11 vuotta konsulttina Accenturella, jossa hän erikoistui projektinhallintaan kaikissa ajoneuvoteollisuuden tärkeimmissä yrityksissä. Alfredo on johtanut projekteja sekä yrityksissä että jälleenmyyjäverkostoissa, ja hänestä on tullut johtavia alan asiantuntijoita Italiassa.
Expense Reduction Analystsilla Alfredo keskittyy pääasiassa liiketoimintojen kehittämiseen ja asiakashallintaan ja on matkakulujen (lentolippu-, junalippu- ja hotellikulut) asiantuntija. Alfredolla on tutkinto taloustieteistä sekä kokonaisvaltaisista laatu- ja johtamisprosesseista.