Teknisen tukkukaupan ammattilainen Ahlsell Oy halusi tehostaa ulkoistettua palkanlaskentaa ja matkalaskuja, jotka muodostavat merkittävän osan HR-kustannuksista 32 toimipisteen ja 590 työntekijän yrityksessä. Tavoitteena olivat merkittävät säästöt, ja niiden lisäksi saatiin myös uusi, tehokkaampi toimintatapa.
Kun Ahlsell päätti hakea ulkopuolisen asiantuntijan avulla tehostamista, taustalla oli aiempi positiivinen kokemus ERA:n asiantuntijoiden kanssa työskentelystä.
–Olin aiemminkin työskennellyt Jyri Haapalahden kanssa vastaavassa palkkahallinnon tehostamisprojektissa. Tavoitteenamme oli luonnollisesti merkittävät kustannussäästöt, mutta emme lähtökohtaisesti olleet hakemassa uutta palvelukumppania. Tässä palvelukumppaniyhteistyön tehostamisessa ERA:n asiantuntijoiden apu oli juuri tarvitsemamme lisäresurssi tehostamiseen, kertoo Ahlsellin henkilöstöjohtaja Anna Saksi.
Ei vain säästöt vaan myös prosessit
Palkkahallinto ja matkalaskuhallinto ovat kuluryhmiä, joissa ei yleisesti koeta, että olisi kovin paljon vaihtoehtoisia toimintatapoja. Merkittävien säästöjen saaminen kuitenkin usein edellyttää myös kehitystyötä toimintatavoissa. Kehittyvät tietojärjestelmät tarjoavat jo nyt mahdollisuuksia tehostamiseen, ja ERA:n asiantuntijat pystyvät alkuanalyysin jälkeen löytämään yhdessä palvelutoimittajien kanssa uusia ratkaisuja.
–Saimme palvelutoimittajaltamme käyttöön uusia työvälineitä ERA:n avulla. Myös näiden myötä pääsimme kehittämään toimintaamme eteenpäin ja saavuttamaan säästöjä. Kokonaisuudessa saavutimme noin 40 prosentin säästön ulkoistetun palkanlaskennan kustannuksissa, joka on merkittävä osa jo HR-budjettimmekin kannalta, Saksi sanoo.
Särmät raportit ja kommunikointi
Ulkopuolisen asiantuntijan käyttäminen toi prosessiin mukaan tarvittavan osaamisen lisäksi myös resurssin tekemään kilpailutus ja etsimään markkinasta parhaan vaihtoehdon Ahlsellin tarpeisiin. Sujuvan yhteistyön ytimessä oli kommunikaatio.
–Esimerkiksi saamamme raportit ovat olleet huikean hyviä, särmää toimintaa kaikkiaan. Taloudellisen läpinäkyvyyden ja tarkkuuden lisäksi olennaista on ollut ERA:n asiantuntijoiden kyky sitouttaa henkilöstömme mukaan prosessiin ja viedä asioita tehokkaasti eteenpäin. Saimme oikean moodin myös esimerkiksi ohjausryhmäkeskusteluihin palvelutoimittajan kanssa, jonka avulla voimme jatkossakin kehittää toimintaamme, Saksi kertoo.
Analysoidut kuluryhmät ja säästöprosentit
- Ulkoistettu palkkahallinto n. 40%
ERA:n asiantuntijat
- Kari Mattila
- Jyri Haapalahti